Подготовка локальных нормативных актов (ЛНА) в РФ: что нужно работодателю
Для любого работодателя в России — от небольшого офиса до сети магазинов — локальные нормативные акты (ЛНА) давно перестали быть «бумажной формальностью». От того, как прописаны правила внутри компании, зависит, насколько спокойно вы будете проходить проверки, решать кадровые споры и защищать интересы бизнеса.
Трудовой кодекс РФ прямо говорит, что локальный нормативный акт — это документ работодателя, содержащий нормы трудового права и принимаемый им в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством. Если говорить проще, ЛНА — это ваши внутренние правила игры, обязательные для всех работников.
Компания «ЮК Солнце» оказывает услугу по подготовке локальных нормативных актов для бизнеса, в том числе в формате комплексного сопровождения. Подробнее об услуге можно посмотреть по ссылке: подготовка локальных нормативных актов.
Что такое локальные нормативные акты (ЛНА)
Локальные нормативные акты (ЛНА) — это внутренние документы организации, которые:
- устанавливают правила и процедуры для работников и работодателя;
- регулируют повторяющиеся процессы: прием и увольнение, графики работы, оплату труда, премирование, ответственность, охрану труда и многое другое;
- обязательны для исполнения всеми сотрудниками организации;
- действуют только в пределах конкретного работодателя (организации, филиала, представительства).
К типичным локальным нормативным актам работодателя относятся:
- правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
- положения об оплате труда и премировании;
- положение о защите персональных данных работников;
- положения и инструкции по охране труда;
- положение о коммерческой тайне и конфиденциальной информации;
- положение о дистанционной работе (при ее наличии);
- график отпусков, графики сменности;
- должностные инструкции по основным должностям.
Во многих случаях без ЛНА невозможно корректно оформить трудовые отношения: например, закрепить систему премирования или особый режим рабочего времени.
Какие ЛНА обязательны для работодателя
Трудовой кодекс РФ обязывает работодателей принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, и устанавливает, что такие акты не могут ухудшать положение работников по сравнению с законом и коллективным договором.} Если локальный акт противоречит ТК РФ, он просто не применяется.
Отдельные виды ЛНА прямо названы в кодексе. Например:
- ПВТР — локальный нормативный акт, который определяет трудовой распорядок, порядок приема и увольнения, права и обязанности сторон, режим работы и отдыха, меры поощрения и взыскания и другие вопросы трудовых отношений у данного работодателя.
- Положения об оплате труда и премировании, а также документы по охране труда и защите персональных данных также относятся к обязательным локальным актам для большинства компаний.
На практике для большинства работодателей минимальный «обязательный пакет» ЛНА выглядит так:
- Правила внутреннего трудового распорядка.
- Положение об оплате труда и премировании.
- Положение о защите персональных данных работников.
- Положения и инструкции по охране труда.
- Должностные инструкции по ключевым должностям.
- График отпусков, при необходимости — график сменности.
- Положение о коммерческой тайне.
- Положение о дистанционной работе — если используется удаленный формат.
Конкретный перечень зависит от специфики бизнеса, численности сотрудников, отрасли, наличия сменных графиков, опасных производственных факторов и т.п.
Ответственность за отсутствие или некорректные ЛНА
Отсутствие обязательных локальных актов или наличие ЛНА, противоречащих закону, рассматривается как нарушение трудового законодательства. Ответственность установлена статьей 5.27 КоАП РФ.
По общему правилу за такие нарушения возможны штрафы:
- для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей, при повторных нарушениях — выше, вплоть до дисквалификации;
- для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей, а при повторном нарушении — до 80 000–100 000 рублей и более в зависимости от состава нарушения.
На практике инспекция труда и прокуратура часто выявляют:
- отсутствие ПВТР или положения об оплате труда;
- отсутствие документов по охране труда и специальной оценке условий труда;
- незаконные положения в ЛНА (например, штрафы, не предусмотренные законом, или слишком общее основание для лишения премии);
- отсутствие подтверждения ознакомления работников с ЛНА под подпись.
То есть проблема не только в том, чтобы «наличествовали документы», но и в их содержании и правильном применении.
Как «ЮК Солнце» помогает с подготовкой локальных нормативных актов
Юристы «ЮК Солнце» занимаются подготовкой и актуализацией ЛНА для российских компаний с учетом требований трудового законодательства, практики проверок и специфики бизнеса. Услугу можно заказать на странице: подготовка локальных нормативных актов.
Работа обычно строится по следующему алгоритму.
1. Аудит действующей документации
- Анализ действующих ЛНА, трудовых договоров, приказов, кадровых форм.
- Сравнение с требованиями ТК РФ и актуальной практикой контролирующих органов.
- Выявление пробелов: чего не хватает, какие формулировки устарели, где ЛНА противоречат друг другу.
Результат — перечень необходимых локальных актов и план их подготовки или переработки.
2. Сбор информации о бизнес-процессах
Чтобы ЛНА не были просто «типовыми бланками», юристу важно понять:
- структуру компании и подчиненность;
- фактические режимы работы (сменные графики, суммированный учет, гибкий график, дистанционный формат);
- систему оплаты труда, премий, KPI, доплат и компенсаций;
- отраслевые особенности: производство, торговля, услуги, IT, проектная деятельность и т.д.
На основе этой информации закладываются правила, которыми действительно можно пользоваться в ежедневной работе.
3. Подготовка проектов ЛНА
На этом этапе разрабатываются проекты нужных документов: ПВТР, положений, инструкций, регламентов, дополнительных соглашений. Формулировки подбираются так, чтобы с одной стороны соблюдать требования закона, а с другой — не усложнять жизнь работодателю и HR.
При подготовке учитывается судебная практика по трудовым спорам и типичные замечания инспекции труда, что помогает заранее снижать риск конфликтов.
4. Согласование и утверждение
- Обсуждение проектов ЛНА с руководством, HR-службой, при необходимости — с руководителями подразделений.
- Внесение корректировок с учетом организационных особенностей компании.
- Подготовка пакета документов для утверждения приказами и для ознакомления работников.
Если в организации есть представительный орган работников (профсоюз), отдельные акты принимаются с учетом установленного законом порядка согласования.
5. Внедрение и последующее сопровождение
По запросу «ЮК Солнце» может:
- подготовить краткие памятки для HR и линейных руководителей по применению ЛНА;
- помочь с организацией ознакомления сотрудников под подпись;
- проконсультировать по сложным случаям (дисциплинарные взыскания, премии, изменения условий труда);
- при изменении законодательства оперативно обновить ЛНА.
Сроки подготовки локальных нормативных актов
Сроки зависят от объема задач и исходного состояния документов. В общих чертах:
- подготовка одного отдельного ЛНА (например, положения об оплате труда или положения о персональных данных) обычно занимает от нескольких рабочих дней при условии оперативной обратной связи с вашей стороны;
- подготовка полного комплекта документов по трудовым отношениям и охране труда для организации занимает от двух–трех недель и более — в зависимости от числа должностей, особенностей графиков, необходимости аудита.
Точные сроки выполнения задачи обсуждаются на первичной консультации и фиксируются в договоре.
Стоимость подготовки ЛНА: от чего зависит цена
Цены на услуги по разработке и подготовке локальных нормативных актов различаются в зависимости от региона, уровня компании-исполнителя и сложности задачи. По данным ряда консалтинговых и юридических фирм:
- разработка одного локального нормативного акта может начинаться от 2 000–5 000 рублей и достигать 18 000 рублей и более в зависимости от сложности документа и глубины проработки;
- подготовка комплексного пакета обязательных и условно обязательных ЛНА для организации часто предлагается по пакетной цене, минимальный уровень которой в открытых прайс-листах начинается примерно от 25 000 рублей.
На стоимость в конкретном случае влияет:
- количество разрабатываемых ЛНА и их объем;
- сложность системы оплаты труда и премирования;
- наличие сменных графиков, дистанционной работы, вредных и опасных условий труда;
- необходимость аудита существующих документов и бизнес-процессов;
- срочность выполнения работ.
В «ЮК Солнце» стоимость подготовки локальных нормативных актов рассчитывается индивидуально после анализа вашей ситуации. Это позволяет не переплачивать за ненужные документы и сосредоточиться на том, что действительно важно для вашего бизнеса.
Краткие примеры из практики
Пример 1. Розничная сеть и проверка ГИТ
У собственника небольшого розничного бизнеса имелись трудовые договоры и отдельные приказы, но не было утвержденных ПВТР, положения об оплате труда и документов по охране труда. Часть сотрудников работала «по устной договоренности» по сменному графику.
Риски:
- претензии по оплате сверхурочных, работы в выходные и праздничные дни;
- штрафы за отсутствие обязательных ЛНА и нарушения в учете рабочего времени;
- потенциальные споры при увольнении и применении дисциплинарных взысканий.
После аудита были подготовлены ПВТР, положение об оплате труда и премировании, графики сменности, документы по охране труда, а также организовано ознакомление работников под подпись. В результате клиент получил понятную систему правил, которая снизила риски при последующих проверках.
Пример 2. IT-компания с распределенной командой
В IT-компании значительная часть сотрудников работала дистанционно, но формально все документы были ориентированы на офисный формат. Не было положения о дистанционной работе, регламента взаимодействия и понятного порядка отчетности.
В рамках проекта были разработаны:
- положение о дистанционной работе и порядок взаимодействия с сотрудниками из других регионов;
- обновленные шаблоны трудовых договоров с учетом особенностей удаленной занятости;
- регламенты по оценке результатов труда и условия выплаты премий.
Это позволило снизить риск конфликтов, связанных с рабочим временем и ожиданиями по результатам.
Зачем обращаться за подготовкой ЛНА в «ЮК Солнце»
Поручив подготовку локальных нормативных актов юристам «ЮК Солнце», вы получаете:
- документы, соответствующие ТК РФ и актуальной практике проверок;
- учет реальных процессов в вашей компании, а не абстрактных «типовых» схем;
- снижение нагрузки на руководителя и HR-службу за счет передачи юридически сложной части специалистам;
- возможность дальнейшего сопровождения и актуализации ЛНА при изменении законодательства или структуры бизнеса.
Если вам нужно разработать ЛНА «с нуля» или привести в порядок уже имеющиеся документы, оставьте заявку на странице подготовка локальных нормативных актов — и специалисты «ЮК Солнце» предложат решение, которое поможет упорядочить локальные нормативные акты (ЛНА) и снизить юридические риски для вашей организации.
