План комплексной проверки: как подготовиться к визиту трудовой, налоговой и Роспотребнадзора

Как подготовиться к комплексной проверке: трудовая, налоговая, Роспотребнадзор

Если вы уже чувствуете запах проверки: был конфликт с сотрудником, спор с клиентом, запрос из инспекции или вы сами видите рискованную отчётность, самое разумное решение — заранее подготовиться. Комплексная проверка, когда параллельно могут прийти трудовая инспекция, налоговая и Роспотребнадзор, требует системного подхода, а не точечных «подшаманиваний» документов.

В этом материале разберём:

• как выстроить план комплексной проверки;
• что проверить по кадрам и трудовым отношениям;
• как провести подготовку к проверке Роспотребнадзора;
• какие слабые места обычно видит налоговая;
• чем помогает юридическое сопровождение бизнеса.

В конце дадим ссылку на услугу сопровождения: вы сможете быстро подключить юристов, если риски уже высокие.

1. План комплексной проверки: с чего начать

Когда в поле зрения появляются сразу несколько контролирующих органов, важно не распыляться. Нужен единый план комплексной проверки, который учитывает особенности трудовой, налоговой и Роспотребнадзора.

1.1. Оценка реальных рисков

Для начала стоит честно ответить на несколько вопросов:

• есть ли жалобы сотрудников или клиентов, которые могли уйти в инспекции;
• есть ли долгосрочные убытки или подозрительные операции в налоговой отчётности;
• насколько давно к вам приходили с плановой проверкой;
• есть ли проблемы с санитарными нормами, медкнижками, договором на вывоз отходов и т.п.

На этом этапе полезно собрать руководителей отделов (кадры, бухгалтерия, операционный блок) и кратко проговорить, где они сами видят больные точки.

1.2. Назначьте ответственного за проверки

Частая ошибка бизнеса — нет единого центра управления проверками. Разные инспектора общаются с разными сотрудниками, информация теряется, ответы противоречат друг другу.

Лучше назначить одного координатора (юриста, заместителя директора, руководителя службы безопасности), который:

• принимает и регистрирует все запросы контролирующих органов;
• распределяет задачи по блокам: кадровый, налоговый, Роспотребнадзор;
• согласует ответы, следит за сроками и фиксирует все действия.

1.3. Мини-аудит документов

До прихода инспекторов имеет смысл провести внутреннюю самопроверку:

• кадровый блок: трудовые договоры, локальные акты, охрана труда;
• налоги: отчётность, первичные документы, отношения с ключевыми контрагентами;
• санитарные требования: помещения, медкнижки, производственный контроль, журналы.

Даже поверхностный аудит позволяет выявить очевидные нарушения и устранить их до проверки.

2. Подготовка к проверке трудовой инспекции

Подготовка к проверке трудовой инспекции — это, по сути, наведение порядка в кадровых документах и охране труда. Поводом для визита часто становятся жалобы сотрудников, споры по увольнениям, задержка зарплаты, «серые» выплаты.

2.1. Какие документы смотрит трудовая

Как правило, инспекторы запрашивают:

• штатное расписание и приказы по личному составу;
• трудовые договоры и дополнительные соглашения ко всем реально работающим сотрудникам;
• правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и премировании;
• графики сменности, график отпусков, табели учёта рабочего времени;
• положения и инструкции по охране труда, журналы инструктажей;
• документы по спецоценке условий труда;
• документы, подтверждающие соблюдение сроков и полноты выплаты заработной платы.

Отдельное внимание инспекции обычно привлекают гражданско-правовые договоры, которые фактически закрывают трудовые отношения: договоры подряда с теми же людьми, кто каждый день ходит в офис как штатные сотрудники.

2.2. Мини-план подготовки к проверке трудовой инспекции

1. Сверить списочный состав

   • все ли реально работающие сотрудники оформлены по трудовым договорам;
   • нет ли «подрядчиков», которые по факту находятся в трудовых отношениях.

2. Проверить трудовые договоры

   • есть ли у каждого письменный договор и допсоглашения при изменении условий;
   • совпадают ли условия договора и фактическая работа (график, должностные обязанности, зарплата).

3. Навести порядок в локальных актах

   • правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, премиях, конфиденциальности;
   • ознакомлены ли сотрудники под подпись.

4. Охрана труда и спецоценка

   • акты по спецоценке условий труда по рабочим местам;
   • программы и журналы инструктажей;
   • наличие необходимых инструкций.

5. Подготовить пакет документов для выдачи инспектору

   • сформировать перечень и копии документов, которые вы готовы представить;
   • определить сотрудника, который будет сопровождать инспектора и отвечать за передачу документов.

3. Подготовка к проверке Роспотребнадзора

Подготовка к проверке Роспотребнадзора особенно актуальна для общепита, торговли, салонов красоты, клиник, детских центров и любого бизнеса, связанного с питанием, здоровьем и большим потоком клиентов.

3.1. Что обычно проверяет Роспотребнадзор

В зависимости от вида деятельности Роспотребнадзор оценивает:

• соблюдение санитарных правил и норм в помещениях;
• наличие и актуальность программы производственного контроля;
• состояние вентиляции, водоснабжения, освещённости;
• правильность зонирования: разделение чистых и грязных зон, хранение сырья и готовой продукции;
• договоры на вывоз отходов, дезинфекцию, дератизацию, стирку белья;
• наличие у персонала действующих медицинских книжек и пройденных медосмотров;
• наличие уголка потребителя и установленной законом информации.

Часть этой информации инспектор видит уже по уведомлениям о начале деятельности и по жалобам граждан.

3.2. Мини-план подготовки к проверке Роспотребнадзора

1. Проверить санитарное состояние и инфраструктуру

   • чистота и порядок во всех помещениях;
   • работоспособность вентиляции, водоснабжения, освещения;
   • раздельное хранение продуктов, химии, расходников.

2. Программа производственного контроля

   • наличие утверждённой программы;
   • журналы учёта: температуры, уборки, дезсредств, обработки оборудования;
   • договоры с контрагентами на вывоз отходов и проведение дезмероприятий.

3. Персонал и медкнижки

   • у всех ли сотрудников есть действующие медкнижки с необходимыми отметками;
   • своевременно ли проводятся медосмотры и обучение по санитарным правилам.

4. Документы и информация для потребителей

   • уголок потребителя, книга отзывов и предложений;
   • информация о режиме работы, реквизитах организации, ценах и услугах;
   • наличие копий учредительных документов и нормативных актов, если требуется.

5. Назначить ответственного за сопровождение инспектора

   • это должен быть человек, ориентирующийся в санитарных требованиях и документах.

4. Подготовка к налоговой проверке

Налоговая проверка чаще всего воспринимается как самая опасная: речь идёт о доначислениях, пенях, штрафах и риске блокировки счетов. Налоговые органы оценивают бизнес через призму критериев риска: налоговая нагрузка, убытки, операции с сомнительными контрагентами и т. д.

4.1. На что смотрит налоговая

Во время выездной проверки инспекторы, как правило, анализируют:

• правильность расчёта и уплаты налогов (НДС, налог на прибыль, страховые взносы и другие);
• реальность хозяйственных операций (есть ли сотрудники, активы, склады, логистика);
• полноту и корректность первичных документов и договоров;
• наличие деловой цели и экономической обоснованности расходов;
• соответствие налоговой нагрузки среднеотраслевым показателям.

4.2. Мини-план подготовки к комплексной налоговой проверке

1. Анализ отчётности и ключевых показателей

   • проверить, нет ли длительных убытков без разумного объяснения;
   • оценить налоговую нагрузку по сравнению со средними значениями по отрасли;
   • обратить внимание на крупные вычеты по НДС и необычные операции.

2. Проверка контрагентов

   • по ключевым поставщикам и подрядчикам собрать досье: выписки из реестров, сведения о руководстве, адресе, ресурсах;
   • убедиться, что есть доказательства реальности операций (переписка, накладные, акты, транспортные документы).

3. Наведение порядка в документах

   • прошить и организовать архив договоров и первичных документов;
   • проверить, чтобы везде были реквизиты, подписи, печати при необходимости;
   • сделать описи документов, которые вы потенциально будете показывать инспекторам.

4. Регламент взаимодействия с инспекцией

   • определить, кто даёт письменные пояснения;
   • запретить неуполномоченным сотрудникам обсуждать с налоговой детали деятельности;
   • отработать схему согласования ответов.

5. Типичные сигналы приближающейся проверки и быстрые шаги

Сигнал 1. Конфликт или жалоба сотрудника

Риск: обращение в трудовую инспекцию, прокуратуру, фонд соцстраха. Иногда жалоба одного сотрудника запускает цепочку проверок.

Что сделать быстро:

• проверить правильность оформления конкретного сотрудника: договор, увольнение, расчёт;
• оценить, нет ли системных нарушений по графикам, переработкам, выплатам;
• подготовить документы на случай запроса из ГИТ.

Сигнал 2. Жалобы клиентов и негатив в сети

Риск: обращения в Роспотребнадзор и надзорные органы по вашей отрасли.

Быстрые шаги:

• проверить уголок потребителя, договоры с клиентами, правила оказания услуг;
• убедиться, что жалобы фиксируются и на них даются письменные ответы;
• устранить очевидные нарушения в сервисе и санитарии.

Сигнал 3. Необычные запросы или требования из налоговой

Риск: подготовка к выездной проверке, углублённый анализ операций.

Что сделать:

• внимательно отработать все запросы, не игнорировать даже «простые» пояснения;
• сверить данные по запрашиваемым контрагентам и сделкам;
• при необходимости — привлечь юриста и налогового консультанта для подготовки ответов.

6. Зачем подключать юристов ЮК Солнце до начала проверки

Комплексная проверка — это всегда стресс и большая нагрузка на управленцев. При этом множество ошибок совершается именно в момент общения с инспекторами: необдуманные пояснения, лишние документы, отсутствие фиксированной позиции.

Юристы могут помочь не только потом, когда уже вынесено решение, но и до начала мероприятий.

Юридическая компания ЮК Солнце помогает бизнесу:

• провести экспресс-аудит кадрового, налогового и санитарного блока перед проверкой;
• разработать план комплексной проверки с распределением задач внутри компании;
• подготовить документы и регламенты взаимодействия с инспекциями;
• обучить сотрудников правильному поведению во время проверок;
• сопровождать общение с трудовой инспекцией, налоговой и Роспотребнадзором, а также обжаловать итоги проверок.

Подробнее об услуге можно узнать на странице Сопровождение деятельности организаций.

Если вы чувствуете, что бизнес уже попал в зону внимания контролирующих органов, не стоит ждать повестки или визита инспектора. Гораздо безопаснее заранее выстроить план комплексной проверки, закрыть основные риски и подготовить компанию к диалогу с инспекциями при поддержке юристов.